3 điều người dân nên biết về Văn phòng đăng ký đất đai khi làm Sổ đỏ

1. Vị trí, chức năng

Căn cứ khoản 4 Điều 2 Nghị định 01/2017/NĐ-CP, vị trí, chức năng Văn phòng đăng ký đất đai được quy định cụ thể như sau:

- Vị trí: Văn phòng đăng ký đất đai là đơn vị sự nghiệp công trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường do UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thành lập hoặc tổ chức lại trên cơ sở hợp nhất Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường hiện có ở địa phương; có tư cách pháp nhân, có trụ sở, con dấu riêng và được mở tài khoản để hoạt động theo quy định của pháp luật.

Văn phòng đăng ký đất đai có chi nhánh tại các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Chi nhánh được thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng theo quyết định của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

- Chức năng: Văn phòng đăng ký đất đai có chức năng thực hiện đăng ký đất đai và tài sản gắn liền với đất; cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đối với trường hợp được ủy quyền theo quy định; xây dựng, quản lý, cập nhật, đo đạc, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai; cung cấp thông tin đất đai theo quy định cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu và thực hiện các dịch vụ khác trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ phù hợp với năng lực theo quy định của pháp luật.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn

Căn cứ Điều 2 Thông tư liên tịch 15/2015/TTLT-BTNMT-BNV-BTC, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng đăng ký đất đai như sau:

Thực hiện việc đăng ký đất được Nhà nước giao quản lý, đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất

Thực hiện việc cấp lần đầu, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sau đây gọi là Giấy chứng nhận)

Thực hiện việc đăng ký biến động đối với đất được Nhà nước giao quản lý, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất

Lập, chỉnh lý, cập nhật, lưu trữ và quản lý hồ sơ địa chính; tiếp nhận, quản lý việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật

Cập nhật, chỉnh lý, đồng bộ hóa, khai thác dữ liệu đất đai; xây dựng, quản lý hệ thống thông tin đất đai theo quy định của pháp luật

Thực hiện việc thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất; chỉnh lý bản đồ địa chính; trích lục bản đồ địa chính

Kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất; kiểm tra, xác nhận sơ đồ nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do tổ chức, cá nhân cung cấp phục vụ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận

Thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật

Cung cấp hồ sơ, bản đồ, thông tin, số liệu đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật

Thực hiện việc thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật

Thực hiện các dịch vụ trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ phù hợp với năng lực theo quy định của pháp luật

Quản lý viên chức, người lao động, tài chính và tài sản thuộc Văn phòng theo quy định của pháp luật; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành và tình hình thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực công tác được giao

3. Nộp và nhận kết quả tại Văn phòng/Chi nhánh ĐKĐĐ khi làm Sổ đỏ

Căn cứ khoản 19 Điều 1 Nghị định 148/2020/NĐ-CP, khi thực hiện thủ tục hành chính lĩnh vực đất đai như cấp, cấp lại, cấp đổi Giấy chứng nhận thì người dân nộp hồ sơ như sau:

Cách 1: Hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ tại UBND xã, phường, thị trấn nơi có đất nếu có nhu cầu

Riêng thủ tục giao đất, thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất không được nộp tại UBND xã, phường, thị trấn nơi có đất mà phải nộp tại:

- Sở Tài nguyên và Môi trường nếu người có yêu cầu giao đất, cho thuê đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất là tổ chức.

- Phòng Tài nguyên và Môi trường nếu người giao đất, cho thuê đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất là hộ gia đình, cá nhân.

Cách 2: Không nộp hồ sơ tại UBND xã, phường, thị trấn nơi có đất

* Nộp tại Văn phòng, Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai (nếu địa phương chưa thành lập bộ phận một cửa)

Lưu ý: Thông thường tổ chức thì nộp tại Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh; hộ gia đình, cá nhân thì nộp tại Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện.

Danh sách thủ tục hành chính lĩnh vực đất đai nộp và nhận kết quả tại Văn phòng, Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai:

- Thủ tục đăng ký đất đai, tài sản khác gắn liền với đất;

- Cấp, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận (Cấp lần đầu hay còn gọi là làm Sổ đỏ lần đầu, cấp đổi, cấp lại Sổ đỏ, Sổ hồng).

- Đăng ký khi chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp,…

* Nộp và nhận kết quả tại bộ phận một cửa

Địa phương đã tổ chức bộ phận một cửa để thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thì thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thông qua bộ phận một cửa theo Quyết định của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, trừ trường hợp tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký đất đai, tài sản khác gắn liền với đất, cấp, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận tại địa điểm ngoài trụ sở Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai theo nhu cầu của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất.

Kết luận: Mặc dù chức năng, nhiệm vụ và quy định về nộp hồ sơ thủ tục hành chính lĩnh vực đất đai tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc tại Chi nhánh khá phức tạp, nhưng người dân cần nắm một số điểm trọng tâm khi nộp hồ sơ cấp, cấp lại, cấp đổi Sổ đỏ như sau:

- Địa phương chưa tổ chức bộ phận một cửa để tiếp nhận hồ sơ về Sổ đỏ thì hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai hoặc nộp tại UBND xã, phường, thị trấn nơi có đất nếu có nhu cầu.

- Nếu địa phương đã tổ chức bộ phận một cửa thì nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa theo quy định của UBND tỉnh, thành phố trung ương (thông thường hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương).