Chi tiết thủ tục báo giảm BHXH mới nhất

Khi nào phải báo giảm nhân sự?

Căn cứ khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH) khi có thay đổi thông tin tham gia BHXH.

Một số trường hợp phải báo giảm BHXH như sau:

- Doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động.

- Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày trong tháng.

- Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.

- Người lao động tạm hoãn hợp đồng lao động…

Hồ sơ, thủ tục báo giảm BHXH

Hồ sơ báo giảm BHXH

Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bao gồm:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).

- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp... (Mẫu D02-TS).

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Trình tự, thủ tục thực hiện

Doanh nghiệp có thể tiến hành nộp hồ sơ báo giảm BHXH bằng hình thức nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc đăng ký trực tuyến qua mạng.

Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH

Người sử dụng lao động có thể đến trực tiếp tại cơ quan BHXH đang quản lý công ty ở cấp huyện hoặc cấp tỉnh để nộp bộ hồ sơ sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như trên.

Tuy nhiên, việc nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hiện nay không còn phổ biến. Thay vào đó, doanh nghiệp và cơ quan BHXH sử dụng hình thức nộp hồ sơ bằng hình thức trực tuyến.

Nộp hồ sơ trực tuyến

Đây là hình thức được khá nhiều cơ quan BHXH quận, huyện áp dụng hiện nay. Công ty thực hiện kê khai báo giảm BHXH trên phần mềm, sau đó dùng thiết bị chữ ký số (token) để nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH. Cụ thể thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử cho công ty.

Bước 2: Sau khi đăng ký thành công, tải phần mềm về máy tính và tiến hành kê khai BHXH. Tiếp theo xuất file hồ sơ, dùng chữ ký số để ký rồi nộp lên cơ quan BHXH.

Lưu ý: Hiện nay phần mềm đang được sử  dụng phổ biến nhất là Phần mềm kê khai BHXH của Tổng cục BHXH. Đây là phần mềm hỗ trợ miễn phí cho tất cả doanh nghiệp.

Thời hạn giải quyết

Theo quy định tại Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ, yêu cầu giảm lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết.

Trách nhiệm khi chậm báo giảm lao động

Khi doanh nghiệp có phát sinh giảm lao động cần lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng). Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng thì được coi là báo giảm chậm.

Trách nhiệm của người tham gia, đơn vị khi báo giảm chậm được quy định tại khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH và điểm 10.3 Mục 10 Công văn 1734/BHXH-QLT như sau:

Trường hợp doanh nghiệp lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.

Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.